Les collectivités ont des besoins internes de plus en plus variés : partager des informations, gérer des documents, organiser des réunions ou encore simplifier certaines tâches administratives. Un intranet bien conçu peut alors devenir un véritable outil de travail quotidien pour les agents.
Chez Vernalis, nous concevons des intranets et extranets sur mesure, adaptés aux processus de chaque structure. De la commande de fournitures à la gestion des invitations aux conseils, nos réalisations pour SEM4V, Montluçon Communauté ou encore Eckbolsheim illustrent cette approche : des espaces sécurisés, simples à administrer et gérés dans le même environnement que le site internet de la collectivité.
Un intranet adapté aux besoins réels des agents
L’intranet d’une collectivité ne doit pas être une simple bibliothèque de documents internes. Il peut devenir un véritable outil de travail quotidien pour les agents, en centralisant des procédures, des informations et des fonctionnalités métiers adaptées à l’organisation de chaque structure.
Chez Vernalis, les intranets et extranets sont conçus sur mesure pour répondre aux usages des collectivités. Commande de fournitures, gestion des réunions, diffusion de documents ou accès à des ressources internes : chaque espace peut être construit autour des besoins spécifiques des équipes.
Cette approche permet de proposer un outil réellement utilisé au quotidien, tout en conservant une administration simple et familière.
Un intranet connecté au site de la collectivité
L’un des principaux atouts de la solution Vernalis est de permettre aux équipes de gérer leur intranet de la même manière que leur site internet.
Les agents retrouvent un environnement d’administration similaire à celui qu’ils utilisent pour gérer les contenus publics : actualités, pages, documents, utilisateurs ou fonctionnalités métiers.
Cette logique évite de multiplier les outils et les interfaces d’administration.
Les équipes n’ont donc pas besoin de maîtriser un logiciel supplémentaire pour gérer leur espace interne.
Une connexion dédiée pour les utilisateurs
L’intranet dispose de son propre espace sécurisé et d’une connexion réservée aux utilisateurs autorisés.
Selon l’organisation de la collectivité, différents profils et niveaux d’accès peuvent être envisagés afin que chaque utilisateur puisse accéder aux informations et fonctionnalités qui lui sont destinées.
Cette séparation entre le site public et l’espace interne permet de conserver une gestion claire des contenus tout en protégeant les informations réservées aux agents ou aux membres de la structure.
3 exemples d’intranet réalisés récemment
SEM4V : un intranet pour simplifier les commandes de fournitures
Le projet réalisé pour SEM4V illustre parfaitement cette approche métier. L’intranet permet notamment aux équipes de gérer leurs commandes de fournitures directement depuis leur espace interne.
Plutôt que de multiplier les échanges par e-mail ou les demandes informelles, les collaborateurs disposent d’un outil centralisé pour effectuer leurs demandes. L’intranet devient ainsi un véritable outil de gestion interne, directement intégré dans les habitudes de travail des équipes.
Montluçon Communauté : gérer les invitations aux réunions et conseils
Autre exemple avec Montluçon Communauté, pour laquelle l’intranet répond à des besoins liés à l’organisation des instances et des réunions. L’espace interne permet notamment de gérer les invitations aux réunions et aux conseils, en centralisant les informations nécessaires aux collaborateurs et aux participants concernés.
Ce type de fonctionnalité montre tout l’intérêt d’un intranet conçu autour des processus propres à une collectivité.
Il ne s’agit plus seulement de consulter des documents, mais de simplifier une tâche métier et de centraliser un processus interne.
Eckbolsheim : un espace interne adapté à la collectivité
La commune d’Eckbolsheim fait également partie des collectivités accompagnées par Vernalis dans la mise en place d’un espace intranet.
Comme pour les autres projets, l’objectif est de proposer un environnement adapté aux besoins des équipes, tout en conservant une administration cohérente avec les outils déjà utilisés par la collectivité.
Ces différents projets illustrent la capacité de Vernalis à adapter son approche à des organisations et des besoins très différents.
Un outil évolutif, comme le site internet
Un autre avantage de cette approche est l’évolutivité.
L’intranet peut commencer par répondre à quelques besoins essentiels, puis intégrer progressivement de nouvelles fonctionnalités :
- annuaire interne ;
- partage de documents ;
- actualités internes ;
- procédures ;
- formulaires ;
- commandes ;
- gestion des réunions ;
- calendriers ;
- ressources RH ;
- espaces dédiés à certains services.
La collectivité peut ainsi faire évoluer son outil en fonction de ses besoins, sans devoir changer complètement de solution.
Une seule logique d’administration pour le public et l’interne
Pour les équipes, la force du modèle Vernalis réside dans sa simplicité. Le site internet et l’intranet peuvent être administrés dans un environnement cohérent, avec les mêmes principes de gestion des contenus. Les agents retrouvent donc leurs habitudes de travail, tandis que les contenus internes restent accessibles uniquement aux utilisateurs autorisés.
Cette approche permet également de créer des passerelles entre les informations publiques et internes lorsque cela est pertinent, sans mélanger les deux espaces.
Vernalis : une expertise des outils numériques des collectivités
Sites internet, applications mobiles, démarches en ligne, outils métiers, intranets et extranets : l’objectif reste le même pour chaque projet, proposer des solutions simples à utiliser, évolutives et adaptées aux réalités du terrain. Les réalisations de SEM4V, Montluçon Communauté et Eckbolsheim montrent qu’un intranet peut aller bien au-delà du simple partage de documents.
Lorsqu’il est conçu autour des besoins des agents et intégré dans le même environnement de gestion que le site internet, il devient un véritable outil de travail quotidien au service de l’organisation de la collectivité.